Konsultacje to nic innego jak pobudzenie ludzi do snucia rozważań i spokojne ich wysłuchanie. Prowadząc konsultacje masz za zadanie zmienić się w badacza i zaprosić do tej roli osoby, które mogą ci pomóc. Pomyśl, w jaki sposób przeprowadzić konsultacje, aby były dobrym, wnoszącym coś obu stronom spotkaniem. Ważne, żeby odbyło się fizycznie. Narzędzia online oferują jedynie namiastkę prawdziwego wysłuchania. Przeprowadź więc spotkanie lokalne, w dobrze dobranym miejscu wspólnym wszystkim zaproszonym. Jeśli zależy ci na zebraniu idei i dyskusji na temat, który nie ma bezpośredniego odniesienia w przestrzeni, podczas spotkania zaaranżuj debatę. Gdy masz do czynienia z większą lub bardziej energetyczną grupą (np. młodzież), rozstaw stoliki i zaproś ją do kawiarni dyskusyjnej. Z myślą o projektowaniu zmian w przestrzeni publicznej, np. w parku, po prostu zaprowadź do niego chętnych na spacer badawczy. Oto cztery praktyczne sposoby na przeprowadzenie konsultacji.

Spotkanie lokalne

Spotkanie to, wydawałoby się, najbardziej oczywisty sposób na konsultacje. Jednak wcale nie jest to najprostsza forma. Aby spotkanie się udało, trzeba je gruntownie przemyśleć i zaplanować.

Krok po kroku:

1. Lista gości
   Przemyśl, dla kogo organizujesz spotkanie. Czy jest otwarte? Jeśli tak, to do kogo jest ono skierowane? Warto przemyśleć, kto powinien się na spotkaniu na pewno pojawić, aby konsultacje się udały. Np. jeśli konsultacje dotyczą lokalnej szkoły, nie powinno tam zabraknąć:
   – decydentów – dyrektor, kurator, samorządowcy, rada rodziców)
   – uczących się – uczniowie, rodzice, pedagodzy i inni pracownicy szkolni)
   – pracowników – techniczni szkoły (ochrona, zarządca)
   – zainteresowanych – rodziców, osób prowadzących zajęcia pozaszkolne na tym terenie (trenerzy, prywatni nauczyciele).

Żadne osoby związane z tematem nie mogą być pominięte w zaproszeniu! Wśród obecnych na spotkaniu powinien być również cały przedział wiekowy. Na koniec, oszacuj liczbę spodziewanych gości spotkania.

2. Miejsce spotkania

Dobierz właściwą przestrzeń. Musi być wystarczająco dużo miejsca, aby wszyscy się zmieścili. Dobrze, żeby było to miejsce powszechnie znane, tak aby każdy wiedział, jak tam trafić. Może to być np. sala ośrodka kultury, szkoły, sala w urzędzie gminy/miasta, biblioteka, skwer, plac, czy park, itp. Im bardziej „neutralne” miejsce, tym lepiej. Dlatego należy unikać organizowania spotkań w salach parafialnych, gdy temat nie jest związany z kościołem. Najlepiej, jeśli jest to miejsce w centrum miejscowości, takie do którego łatwo dojechać. Starajmy się unikać zbyt dużych sal o dużym pogłosie np. sal gimnastycznych.

3. Zaproszenie gości

Informować o spotkaniu należy już na samym początku przygotowań. Najpóźniej informacja o spotkaniu powinna wyjść na 10 dni przed nim. Pamiętaj też o savoir-vivre. Dyrektora szkoły wypada powiadomić listownie i potwierdzić telefonicznie, że zaproszenie dotarło. Na dwa dni przed spotkaniem dobrze jest telefonicznie potwierdzić obecność najważniejszych gości i przypomnieć im o spotkaniu.
Jednym ze sposobów na zainteresowanie ludzi spotkaniem jest wymyślenie dla niego intrygującej nazwy, która powinna pojawiać się we wszystkich informacjach. Nazwa może np. odnosić się do najważniejszego aktualnie lokalnego problemu albo do dalekosiężnych planów. Najważniejsze, żeby budziła u odbiorców zainteresowanie i emocje. Pełny komunikat o spotkaniu powinien zawierać najważniejsze informacje: kiedy i gdzie się odbędzie, kto weźmie w nim udział, jaki jest plan spotkania, ew. czemu ma służyć.

W jaki sposób informować?
• zapraszaj – nie informuj!
• pisz prosto, zrozumiale, językiem zbliżonym do języka odbiorcy, unikając nowomowy urzędowej, czy branżowej
• motywuj, angażuj, odwołuj się do emocji
• podpisz komunikat – zaproszeni, powinni wiedzieć, kto ich zaprasza

4. Agenda spotkania

Na spotkaniach w celu prezentacji informacji, tez do dyskusji warto przygotować prezentację multimedialną lub pojedyncze szablony z hasłami. Do tego oprócz komputera będzie potrzebny projektor multimedialny (rzutnik) i ekran (może być również biała ściana w miejscu spotkania).
Scenariusz spotkania powinien być ustalony wcześniej i główni mówcy powinni go znać. Koniecznie trzeba go przedstawić publiczności, by wiedziała, czego się spodziewać i kiedy zabierać głos. Należy się zastanowić ile czasu ma trwać całe spotkanie (najlepiej nie więcej niż dwie godziny, żeby nie zmęczyć uczestników). Gdy już wiadomo ile jest czasu, należy się zastanowić ile czasu mają zająć poszczególne części spotkania, ponieważ od tego zależy, ile czasu można dać poszczególnym osobom, w tym władzom lokalnym na wypowiedzi.

5. Sprawy techniczne

Na miejsce spotkania trzeba przyjść dużo wcześniej, żeby przygotować salę, sprawdzić, czy wszystko jest gotowe, m.in podłączyć rzutnik i komputer, sprawdzić i ustawić sprzęt w stanie gotowości. Na drzwiach wejściowych warto powiesić plakat z informacją o spotkaniu. Jeśli dojście do sali lub budynku, w którym jest spotkanie jest trudne (np. sala w szkole na II piętrze, kilka wejść do budynku), warto je dobrze oznakować. Jeśli spotkanie jest otwarte, przy wejściu ustaw człowieka z listą do rejestracji, który będzie prosił wchodzących do sali o podanie swoich danych kontaktowych.

6. Organizatorzy
   Nie możesz być sam. Zapewnij sobie zespół. Jeśli Ty prowadzisz spotkanie, powinieneś skupić się wyłącznie na witaniu gości i dbaniu o komfort mówców. Potrzebujesz osoby technicznej do zajęcia się sprzętem, fotografa, który będzie prowadził dokumentację spotkania i, co najważniejsze, sekretarza spotkania, który zapisze przebieg rozmowy lub same wyciągane podczas spotkania wnioski.
7. Podziękuj na spotkaniu, a potem jeszcze raz wysyłając e-mail (lub inną formą online) do wszystkich uczestników z podsumowaniem spotkania. Pamiętaj, aby nie udostępniać adresów mailingowych uczestnikom nawzajem, o ile nie wyrazili na to uprzednio zgody.

…i debata

Jeśli chcesz poruszyć temat związany bardziej z ideą niż organizacją np. zamiast rozmowy o szkole w twojej miejscowości, chcesz zbadać jak powinien wyglądać system oświaty niepublicznej, spotkanie będzie bardziej owocne, gdy przeprowadzisz je w formie debaty. Aby ją zorganizować musisz postępować według tych samych instrukcji, co przygotowując każde inne spotkanie (pkt. 1-7)) oraz dodać kilka ważnych elementów:

8. Określ temat debaty
   Temat powinien odnosić się do istotnych lub aktualnych wydarzeń. Ubierz go w bardzo jasny tytuł, np. „Brexit – szansa czy zagrożenie dla jedności UE” lub „Kto powinien pisać darmowe podręczniki” zamiast generalnej debaty o reformie oświaty.
9. Dobierz debatujących
   Dyskutujących powinno być dwoje lub troje. Postaraj się, aby były to osoby wzbudzające autorytet. Ważne, aby miały przeciwne zdania i różne perspektywy. Przyłóż się również, aby wśród występujących nie było samych mężczyzn. Dziś już nie wypada chodzić na panele dyskusyjne, w których nie występuje żadna kobieta.
10. Wybierz moderatora
    Najlepiej, żebyś to ty poprowadził/-a debatę, jako osoba zaangażowana w temat, a jednocześnie neutralna. Jeśli jednak czujesz się rzecznikiem którejś ze stron, oddaj moderację osobie postrzeganej jako neutralna i fachowa.

11. Zbierz wnioski z debaty i je upublicznij – najlepiej online. Może ci pomóc przy tym dokumentacja wideo lub osoba sekretarza.

Spacer badawczy

Jeśli twoje konsultacje dotyczą potencjalnej zmiany miejsca czy fizycznej przestrzeni – budynku, parku, fragmentu dzielnicy – warto się tam po prostu przejść. Taka terenowa metoda diagnozy pozwala zbadać wybrane miejsce, przyglądając się mu z perspektywy osób, które na co dzień z niego korzystają.

Twoim zadaniem jest wyłonić grupę osób, które na co dzień korzystają z danej przestrzeni, udanie się z nią na miejsce, zadanie właściwych pytań i dokładne oględziny miejsca w poszukiwaniu na nie odpowiedzi. W tej metodzie badani, których zabierasz na spacer, stają się jednocześnie badaczami, ponieważ umożliwiasz im spojrzenie na znane im na co dzień miejsce z zupełnie nowej – krytycznej – perspektywy.

Krok po kroku:

1. Wybierz problem, który chcesz rozpoznać, np. sposoby korzystania z terenu wokół szkoły
2. Następnie zbierz grupę osób – użytkowników przestrzeni, która weźmie udział w spacerze. Powinna to być grupa różnorodna: przedstawiciele klas (uczniowie), nauczyciele, szkolny ogrodnik, osoby spoza szkoły, które korzystają z boisk i terenu popołudniami
3. Warto przygotować kartki z kilkoma pytaniami, skierowanymi bezpośrednio do spacerowicza, np. jak często jesteś w tym miejscu? czy o stałej porze/ w stałe dni tygodnia? co robisz, gdy tu jesteś? jakie elementy tej przestrzeni są dla ciebie najważniejsze? jak długo tu przebywasz? Czy czujesz się w tym miejscu bezpiecznie? co to powoduje? czy przyprowadziłbyś w to miejsce kogoś, kto tu nigdy nie był i w jakim celu? Kartek powinno być tyle, ilu badaczy podczas spaceru. Pytań nie więcej niż 5-6. Zadaniem spacerowiczów będzie zastanowić się nad nimi, przebywając w danej przestrzeni.
4. Na spacer ruszamy wcześniej ustaloną trasą lub trasą, którą zaproponuje grupa zaproszona do spaceru. Ważne, aby wszyscy na początku spaceru tę trasę znali. Można też się podzielić na mniejsze grupy i wyznaczyć obszary działania.
5. Wysłuchaj grupę. Zakończcie spacer w centralnym miejscu, skąd widać większą część przestrzeni. Wysłuchaj spostrzeżeń twoich badaczy, starając się poruszać problem za problemem. Pomocna może okazać się kartka z wcześniej przygotowanymi pytaniami.
6. Wysłuchaj najbardziej zaangażowanych. Często użytkownicy danej przestrzeni będą chcieli sami opowiedzieć coś o tym miejscu: dlaczego jest dla nich ważne/ co należy w nim zmienić / czego oczekują od tego miejsca itd. Warto ich wysłuchać. Postaraj się jednak, aby to był ostatni element rozmowy.
7. Notuj lub nagrywaj (dyktafon, wideo) spostrzeżenia badaczy. Dobrze też robić zdjęć, aby pozostały do dokumentacji.
8. Podziękuj badaczom. Ich czas poświęcony na badanie pozwoli ci lepiej zrozumieć przestrzeń/problem.
9. Koniecznie sporządź mini-raport z badania i podziel się nim. Zaproszeni przez ciebie badacze powinni poczuć, że mieli wpływ na ogólną ocenę danego miejsca/problemu.

Spacer badawczy wykorzystywany jest często w procesie konsultacji społecznych dotyczących wprowadzenia zmian w przestrzeni  miasta, dostosowanie ich do potrzeb mieszkańców. Przykładowe tematy: ścieżki rowerowe, bezpieczeństwo w dzielnicy, zmiany w przestrzeni, parku miejskiego.

World cafe czyli kawiarnia dyskusyjna

Krążenie wokół stolików to ulubiona metoda konsultacji dla moderatorów dużych grup – powyżej 30 osób. Jest prosta i efektywna, a przy tym da się ją dostosować do różnego rodzaju badań.

Krok po kroku:

1. Stwórz specjalną przestrzeń, w której ustawisz małe stoliki. Przy każdym stoliku powinno być 3,4, najwyżej 5 krzeseł. Warto, aby stoliki do siebie „przyciągały”. Wazonik, kolorowe elementy, czy nawet ładnie dobrany obrus sprawi, że badanym będzie się przyjemniej dyskutowało. Na stoliku nie może zabraknąć kartki i długopisu lub też flipcharta i markera, jeśli chcesz, aby wyniki były potem wywieszane publicznie w tym samym pomieszczeniu.
2. Powitaj uczestników, podziękuj im za przybycie. Nakreśl tematykę kawiarni, powiedz z czego wynika to badanie, np. „chcemy dowiedzieć się, co sądzicie o nowoczesnym patriotyzmie, czym on dla was jest, żeby następnie zbudować program obchodów 4 czerwca w naszym mieście”. Zapewnij uczestników, jak ich zdanie jest ważne i jak wiele wnosi oraz, że nie ma głupich odpowiedzi. Nakreśl następujące zasady:
3. Proces konsultacji zaczyna się wraz z pierwszą rundą rozmów. Każdy stolik powinien być miejscem odpowiedzi na inne pytanie. Np. przy jednym uczestnicy rozmawiają „Czy gdyby wybuchła wojna z Rosją, chciałbyś pójść na front?” a przy drugim „Jakie są sposoby na bycie patriotą w czasach pokoju?”. Uczestnicy powinni usiąść przy losowo wybranych stolikach. Rozmowa może trwać 15, najwyżej 20 minut. Badani powinni zostawić ślad swojej dyskusji w notatkach na kartce. Przeprowadź co najmniej 3 a najwyżej 6 takich rund.
4. Zbierz rezultaty. Możesz zrobić to na kilka sposobów. Jeśli grupa jest mała (do 30 osób) można zasiąść w kręgu i poprosić każdego o wypowiedź podsumowującą. Przy większej grupie warto, aby każdy poszczególny stolik wybrał swojego przedstawiciela, który zaprezentuje, co widnieje na kartce danego tematu/stolika. Można też zachęcić uczestników, aby pozostawili graficzne ślady swoich rozmów, np. wieszając na ścianach pomieszczenia płachty papieru. Warto też – jest to popularne przy większych wydarzeniach – zaprosić do dokumentacji graficznej rysownika lub też ustawić przy każdym ze stolików sekretarza, którego zadaniem będzie notowanie głosów badaczy.

Hanka Nowicka
Komunikacja i Media